レターパックを返信用として用意するとなると、「どこに何を書けばいいのだろう」「様はそのままにしておいていいのか」と、少し戸惑う方も少なくないでしょう。通常の差し出しとは記入の考え方が異なる部分があるため、はじめての方なら迷われるのも無理のないことです。
ここでは、記入箇所の整理から「様」の消し方・折り方・同封する封筒のサイズ選びまで、順を追って確認していきます。手順さえ押さえておけば、相手に失礼のない形で準備できます。ひとつずつ見ていきましょう。
返信用レターパックの記入箇所と書き方
返信用レターパックは、通常の差し出し用とまったく同じ封筒を使います。ただし、書き方の考え方が少し変わります。通常の差し出しでは「自分が送り主、相手が受取人」ですが、返信用として使う場合は自分が受取人になるということを念頭に置いておくと、どこに何を書くべきかが自然と整理されてくるでしょう。
レターパックの表面には、大きく分けて「お届け先」「ご依頼主」「品名」という三つの記入欄があります。それぞれに、書くべきこと・書かないことがあります。
お届け先には、自分の住所・氏名・電話番号を記入する
お届け先の欄には、返送先となる自分自身の情報を記入します。住所・氏名・電話番号の三点です。
住所はマンション名や部屋番号まで省略せずに書くことが大切です。「〇〇マンション」「〇〇号室」の記載が抜けてしまうと、配達員が正確な場所を特定できず、届けるまでに時間がかかる場合もあります。丁目・番地・建物名・部屋番号まで、一字一句丁寧に書き添えておきましょう。
電話番号は必須ではありませんが、記入しておくほうが安心です。住所に誤りがあった場合や、配達に問題が生じた場合でも、電話番号があれば郵便局側が連絡を取りやすくなります。記入の手間は少し増えますが、トラブルを未然に防ぐ意味では、書いておくことをお勧めします。
文字は読みやすい字で丁寧に書くことが基本です。崩した字や薄い筆記では、機械読み取りや配達員の確認がしづらくなります。特に番地や部屋番号など、数字が連なる部分は丁寧に書き分けておくと安心でしょう。
ご依頼主の欄は、記入しないのがマナー
ご依頼主の欄には、通常であれば差し出し人の情報を書きます。しかし返信用として使う場合、ここはあえて空欄にしておくのが正しい作法です。
この欄に入る情報は、返送してくれる相手の名前・住所・電話番号になります。相手が自分で書く欄ですので、こちらが先に記入してしまうのはマナーの観点から好ましくありません。たとえ親切心からであっても、相手によっては「なぜ自分の情報が書かれているのか」と戸惑わせてしまうことにもなりかねないでしょう。
フリマアプリや個人間取引では、相手の住所を知らないケースも多いかと思います。そうした場合はなおさら、この欄は空白のまま渡すことになります。ビジネス上のやり取りであっても、基本的な考え方は同じです。相手が差し出す際に自分で記入する欄として、空けておくのが礼儀といえます。
品名は、自分で記入しておく
品名の欄には、相手に送り返してもらう内容物の名称を記入しておきます。「書類在中」「申請書類」「契約書」など、具体的な品名を書いておくとよいでしょう。
品名欄が空欄のままになっていると、郵便局の処理上、配達が遅れる可能性があります。封筒にも「品名が空欄の場合はお届けが遅くなることがあります」という趣旨の注意書きがありますが、見落としがちな点です。
相手に書いてもらおうと空白にしておくと、かえって手間をかけさせてしまうことになりかねません。自分が何を返送してもらうかはわかっているのですから、あらかじめ記入しておくのがスムーズです。
記入箇所の整理ができたところで、次は「様」の扱い方に移ります。見落としやすい部分ですが、相手への印象を左右するところでもあります。
「様」の正しい消し方と「行」の書き方
レターパックの「お名前」欄には、あらかじめ「様」という敬称が印字されています。通常の差し出しであれば、相手の名前を書いた後に「様」があるのは自然なことです。しかし返信用として使う場合、この欄に書くのは自分の名前になります。「様」がそのまま残った状態では、自分自身に敬称がついてしまうことになります。
これは形式上、失礼にあたるとされています。ビジネスの場面では特に、こうした細かい点を気にされる方もいらっしゃいますので、正しい消し方と書き換え方をひととおり確認しておくと安心でしょう。
「様」を二重線で消す
まず、印字されている「様」を横向きの二重線で消します。はっきりと消えていることがわかるよう、丁寧に引くのがよいでしょう。一本線でも意味は通じますが、二重線のほうが「意図的に消した」ということが相手にも明確に伝わります。
修正液や修正テープを使う方もいらっしゃるかもしれませんが、二重線による訂正が一般的な作法です。修正液では見た目が不自然になることもありますし、公式書類に近いやり取りでは特に、二重線のほうが適切に映るでしょう。
「行」を名前の後に添える
「様」を消した後は、自分の名前の後に「行」と書き添えます。「行」は、差し出し人が自分で書く際に使う謙称です。「この封筒は私が自分で送り先として記入しました」という意味合いを持っています。
書き方には二つの注意点があります。まず、名前よりも少し小さな文字で書くことです。「行」はあくまで添える文字ですので、名前と同じ大きさで書くと見づらくなります。
もう一点は、位置を少し下寄りにすることです。これは、相手が返信する際に「行」を二重線で消して「様」に書き直しやすくするための配慮です。同じ直線上に書いてしまうと、相手が「様」を書き込む余白がなくなり、窮屈な印象を与えてしまいます。
この「様」と「行」のやり取りは、日本の手紙文化における礼儀作法として定着しています。フリマアプリなどカジュアルな用途であっても、形式を整えておくと相手への丁寧さが伝わります。何より、自分自身が「正しくできた」と思える安心感につながるでしょう。
敬称の処理が終わったら、次は封筒の折り方です。ここも、素材の厚みを知っておくだけで迷わなくなります。
返信用レターパックの折り方と注意点
返信用レターパックを相手に渡すには、封筒に入れる必要があります。そのままでは大きすぎて収まりませんので、折り曲げて同封することになります。ただし、レターパックの封筒は一般的な茶封筒よりも厚みがあるため、折り方には少し工夫が要ります。
2つ折りが最も現実的な選択肢
折り方としては、真ん中で2つに折る方法が最も扱いやすいでしょう。宛名の書かれた面を表にして、横方向に丁寧に半分に折ります。
3つ折りや4つ折りを試みる方もいらっしゃるかもしれませんが、レターパックの封筒は厚みがあるため、折り目が増えるほど難しくなります。無理に折り曲げると封筒が膨らんだり、折り目の部分が白く浮き上がったりすることもあります。折り数が多いと、受け取った相手が広げる際にも手間がかかります。2つ折りであれば、折りやすく開きやすい。双方にとって扱いやすい方法といえます。
封を開けたまま折る
折り曲げる際は、必ず封を開けたままの状態で行います。封を閉じてから折ろうとすると、封筒の厚みがさらに増して折り曲げにくくなります。力を入れすぎて封筒が傷んでしまう場合もありますので、開封状態で折るのが基本です。
相手が内容物を入れて封をする流れになりますので、こちらが封をする必要はそもそもありません。開いたまま折り曲げて同封するのが正しい形です。
レターパックライトとプラスでは注意点が異なる
レターパックには、青色のライトと赤色のプラスの2種類があります。どちらを返信用として使うかによって、折り曲げる際の注意点が少し変わります。
レターパックプラス（赤）には、封筒の右上あたりに配達証のシールが付いています。追跡番号が記載されており、差し出しの際に郵便局員が剥がして管理するものです。このシールがはがれてしまっている状態では、レターパックとして使用できなくなります。折り曲げる際にシールの部分を強く押したり引っ張ったりしないよう、丁寧に扱うことが大切です。
レターパックライト（青）には配達証のシールはついていませんので、その点での注意は不要です。ただし、折り曲げた後に封筒が膨らまないよう、丁寧に折ることは共通して意識しておくとよいでしょう。
折り方が決まったら、最後は同封する封筒のサイズを確認しておきましょう。ここを誤ると、相手に余計な手間をかけることになりかねません。
返信用封筒を同封するときのサイズ選び
折り曲げた返信用レターパックは、別の封筒に入れて相手に渡すことになります。このとき、封筒のサイズ選びを誤ると、思わぬ手間やトラブルの原因になります。
小さすぎる封筒を使うと起こる問題
小さな封筒を使おうとすると、レターパックを何度も折り曲げなければなりません。折り回数が増えると封筒自体が膨らみやすくなり、見た目にも不格好になります。また、ギュウギュウに詰まった状態では、相手が封筒から取り出しにくくなるという問題も生じます。
たとえるなら、一回り小さい服を無理に着込んだような状態です。形は整えられていても、どこかにひずみが生じ、受け取った側の手が止まります。返信用として渡す封筒であれば、相手が開けたときにスムーズに取り出せる余裕があることが大切です。
角2号封筒がちょうどよい
2つ折りにしたレターパックを入れる封筒としては、角2号封筒がちょうどよい大きさです。A4用紙を折らずに入れられるサイズで、2つ折りにしたレターパックに対して適度な余裕があります。
余裕があるといっても、ぶかぶかになるわけではなく、封筒の中でレターパックが動かない程度の収まり感があります。取り出すときも引っかかりが少なく、相手にとって扱いやすい状態になります。
封筒選びは地味な工程に見えますが、相手の手間を左右する部分でもあります。角2号封筒を基準に考えておくと、まず間違いないでしょう。
まとめ
返信用レターパックの書き方と準備の手順を、記入箇所・敬称の扱い・折り方・封筒のサイズという四つの観点から整理しました。
お届け先には自分の住所・氏名・電話番号を記入し、依頼主欄は空欄のままにしておきます。品名はあらかじめ自分で記入しておくことで、配達が滞るリスクを減らせます。「様」は二重線で消し、名前の後に小さく下寄りに「行」を添えるのが正しい作法です。折り方は2つ折りが扱いやすく、封は開けたまま折ることが前提となります。同封する封筒は角2号を目安にすると、相手が取り出しやすい状態で渡せます。
一つ一つの手順は難しいものではありませんが、どれかひとつ抜けると相手に余計な手間をかけてしまうこともあります。差し出す前に、この手順をもう一度照らし合わせて確認してみてください。
